Por qué la mayoría de las salas “funciona”, pero la experiencia falla

En muchas organizaciones, las salas de reuniones crecieron por etapas: un equipo en una sala, otro distinto ​en otra, y reglas que dependen del usuario que entra. El problema no es que la tecnología no encienda: es que la experiencia no es consistente.

Cuando cada sala se usa distinto, aparecen fricciones típicas: arranques lentos, cables que faltan, audio inestable, usuarios inseguros y soporte de IT permanentemente. Estandarizar es pasar de “que funcione” a que se use bien, siempre. 

Qué significa estandarizar (y qué NO)

Estandarizar no es comprar “lo mismo para todas las salas”. Es definir un estándar de experiencia:

• Cómo se inicia una reunión
• Cómo se comparte contenido
• Cómo se conecta un invitado o visitante
• Qué ve y qué toca el usuario al entrar
• Cómo se monitorea y mantiene desde IT

Cuando la experiencia es uniforme, el usuario aprende una vez y repite. Eso baja tickets, mejora adopción y eleva la calidad de reuniones híbridas.

Beneficios reales de estandarizar: soporte, adopción y escalabilidad

Los resultados más claros cuando se estandariza bien:

• Menos tickets: menos “no anda el audio / no conecto la cámara / no comparte”.
• Reuniones más rápidas: arranque con menos pasos.
• Mayor adopción: la sala deja de ser “un problema” y pasa a ser “una herramienta”.
• Mantenimiento simplificado: mismos criterios de instalación, firmware y reemplazos.
• Escalabilidad: nuevas salas se replican con un estándar aprobado, sin reinventar cada vez.

Paso 1: Relevamiento y diagnóstico de uso real

Antes de hablar de equipos, hay que entender el comportamiento:

• ¿Teams, Zoom o Meet? ¿o mix?

• ¿Reuniones internas, con clientes, o híbridas todo el tiempo?

• ¿Se comparte contenido seguido? ¿presentaciones pesadas?

• ¿Qué problemas se repiten hoy?

• ¿Qué salas son críticas (dirección / capacitación / war room)?
  Este diagnóstico evita el error típico: elegir tecnología por moda y no por operación real.

Paso 2: Tipologías de salas (no todas necesitan lo mismo)

El estándar se define por categorías. Un modelo simple:

• Sala pequeña (huddle): uso rápido, 2–4 personas

• Sala mediana: 6–10 personas, híbrido frecuente

• Sala grande / directorio: audio crítico, cámara inteligente, imagen de alto impacto

• Capacitación / aulas: foco en cobertura de audio y dinámica de orador
  Cuando se define tipología, recién ahí se elige arquitectura.

Paso 3: Elegir la arquitectura correcta  

Una regla práctica: estándar por criticidad, no por tamaño  

Muchas empresas eligen por metros cuadrados y se equivocan. La variable real es la criticidad:

• Sala chica para comité ejecutivo → puede requerir Room System

• Sala grande de uso ocasional → puede resolverse con BYOD bien diseñado
  El estándar correcto es el que minimiza fricción en las reuniones más importantes.

Paso 4: Definir “estándar de experiencia” (lo que el usuario vive)  

Esto es lo que más impacto genera y casi nadie documenta:

• ¿Cómo se inicia? (un toque / conectar USB / wireless)

• ¿Cómo se comparte contenido? (HDMI / wireless / nativo de plataforma)

• ¿Qué pasa si viene un invitado externo?

• ¿Qué indicadores de uso y estado necesita IT?

• ¿Qué pasa cuando algo falla? (plan B y soporte)
  Cuando esto queda escrito, el estándar se vuelve replicable. 
  

Paso 5: Piloto y escalado   

Recomendación de campo: no se estandariza “a ciegas” en 20 salas.
Se hace un piloto en 1–2 salas representativas, se ajusta experiencia (audio, cámara, UX, cableado, red) y recién después se escala por tipologías.  

Errores frecuentes que hacen fracasar una estandarización    

Comprar equipos antes de definir experiencia

Querer que todas las salas hagan “todo”

No involucrar a IT (red/seguridad) desde el inicio

No contemplar acústica, microfonía y usos reales

No documentar estándares (y terminar improvisando en cada obra)  

Conclusión: estandarizar no es gastar más, es operar mejor  

Cuando la experiencia es consistente, las reuniones arrancan más rápido, la adopción sube y el soporte baja. Estandarizar es una decisión de productividad y cultura tecnológica, no solo de equipamiento.

Si estás evaluando ordenar tus salas (o empezar por un piloto), en Expex ayudamos a diseñar el estándar completo: diagnóstico, tipologías, arquitectura y escalado. Hablemos.